Forside Job og karriere Personale og ledelse Lederrekrutteringsstrategi

Indførelse af fratrædelsesinterview af ledere er ét af tiltagene i Aalborg Kommunes strategi for lederrekruttering. Samlet set skal strategien medvirke til at kommunen kan tiltrække velkvalificerede ledere.

Koncept for fratrædelsesinterviews af ledere i Aalborg Kommune

Som led i Aalborg Kommunes lederrekrutteringsstrategi er kommunen interesseret i at få viden om og lære af, hvorfor ledere ønsker at fratræde deres job. Derfor tilbydes alle ledere i Aalborg Kommune, der opsiger deres stilling, et fratrædelsesinterview. Fratrædelsesinterviewet er et tilbud, hvorfor det er valgfrit at deltage. Dog tilskynder kommunens HFU og direktørgruppe til, at tilbuddet ses som en oplagt mulighed for at give en systematisk feedback på ansættelsen, herunder at identificere forbedringsmuligheder – og at fratrædelsesinterviewet derfor opprioriteres.

Afholdelsen af fratrædelsesinterviews er et supplement til Aalborg Kommunes fælles personalepolitik, og er ét blandt flere tiltag for at styrke kommunens ledelse og ledere samt Aalborg Kommune som en attraktiv arbejdsplads. 

Formål

Fratrædelsesinterviewet skal: 

• give viden om fratrædelsesårsager, herunder hvad der fungerer godt og hvad der bør forbedres i ansættelsen med henblik på at forbedre forholdene til gavn for den kommende rekruttering og arbejdspladsen.
• give viden om hvad der er attraktivt i et eventuelt nyt job.
• give viden til at forbedre og videreudvikle god ledelse i Aalborg Kommune og fastholde kommunens nuværende ledere.
• medvirke til at lederen, der har sagt sit job op, får et ordentligt farvel, som måske kan blive til et ”på gensyn”.

Målgruppe

Tilbuddet om et fratrædelsesinterview gives til alle ledere i Aalborg Kommune, der har opsagt deres stilling. Dog tilbydes der ikke et fratrædelsesinterview til ledere, hvor opsigelsesårsagen er grundet:

• pension eller sygdom.
• afskedigelse.

Ansvar for afholdelse af interview

Fratrædelsesinterviewet skal finde sted snarest muligt efter, at lederen har indgivet sin opsigelse. Ansvaret for at indkalde til og afholde interviewet varetages af en af forvaltningens konsulenter. Det betyder følgende opgaver for konsulenten:

• at sende et invitationsbrev til lederen, der har opsagt sin stilling, med forslag om dato og tid for interviewet – så hurtigt som muligt efter at opsigelsen er indgivet.
• at afholde interviewet ud fra en interviewskabelon med fem hovedtemaer (jf. næste side). Konsulent bedes indtage en anerkendende, nysgerrig rolle, der signalerer respekt for den interviewedes beslutning.
• at udarbejde en opsamling på interviewet og videreformidle opsamlingen, jf. nedenfor.

Den enkelte forvaltning skal udarbejde en arbejdsgang for at sikre, at konsulenten rettidigt får besked om opsigelsen.

Udgangspunktet er, at alle fratrådte ledere i ovennævnte målgruppe tilbydes et interview, dog kan de større forvaltninger undtagelsesvis foretage stikprøver. Hertil skal bemærkes, at HR-enhedens konsulenter udgør en buffer-funktion og kan afholde fratrædelsesinterviews i forvaltningerne efter behov. Det kan være i tilfældet af, at forvaltningen vurderer, at forvaltningens konsulent er ”for tæt på” eller grundet dårlig kemi, og/eller hvis der er et markant stort antal fratrædelsesinterviews, der skal holdes på kort tid.

Interviewets indhold, form og struktur

Interviewet tager ca. 30 minutter og holdes i egen forvaltning. Interviewet er semistruktureret, idet følgende fem hovedtemaer behandles:

• Præsentation/beskrivelse af lederens (den interviewedes) nuværende job
• Lederens overvejelser omkring opsigelsen – hvorfor opsigelse, hvad fungerede godt ved det nuværende job og hvad bør forbedres?
• Identifikation og vægtning af seks fratrædelsesårsager:

1. Ledelsesopgaven
2. Samarbejdsrelationer og støtte i arbejdet
3. Vilkår og rammer
4. Faglige og personlige udviklingsmuligheder
5. Trivsel
6. Andre årsager

• Forløbet for opsigelsen, herunder opmærksomhed på hvad der er attraktivt i et eventuelt nyt job
• Det samlede syn på den pågældende forvaltning og Aalborg Kommune som arbejdsplads, mulige anbefalinger fra den interviewede og afrunding (kort evaluering af fratrædelsesinterviewet).

Fratrædelsesinterviewet afholdes i fortrolighed. Konsulenten udarbejder på baggrund af interviewet en opsamling struktureret i forhold til de fem hovedtemaer. Den interviewede kan, hvis vedkommende ønsker det, få opsamlingen til gennemsyn og godkendelse.

Afrapportering til og opfølgning i forvaltningen

Umiddelbart efter interviewet sender konsulenten den endelige opsamling til den interviewedes nærmeste leder og dennes leder. Hensigten er at videregive den indsamlede viden om bl.a. fratrædelsesårsagerne, herunder hvad der fungerer godt og hvad der bør forbedres i ansættelsen, med henblik på at forbedre forholdene til gavn for den kommende rekruttering og arbejdspladsen. I forlængelse heraf har lederen for den leder, der har opsagt sin stilling (den interviewede), ansvaret for at følge op på eventuelle utilsigtede forhold og indkomne forslag til ændringer – med henblik på at kvalificere den næste rekruttering og forbedre arbejdspladsen. Opsummerende er ansvaret for at anvende viden fra fratrædelsesinterviewene placeret i den pågældende forvaltning.

Afrapportering til og opfølgning i Aalborg Kommune som organisation

Intentionen med fratrædelsesinterviewene er også at give viden til at forbedre og videreudvikle god ledelse i Aalborg Kommune og fastholde kommunens nuværende ledere. Det fordrer, at der parallelt med den forvaltningsvise afrapportering sker en afrapportering på et mere strategisk, fælles plan. For at sikre dette fokus etableres en følgegruppe beståede af 2-3 af de konsulenter, der foretager interviewene i forvaltningerne samt en konsulent fra HR-enheden (er tovholder for gruppen).  Følgegruppens opgave er:

• At have et centralt overblik over fortrinsvis ledernes fratrædelsesårsager med henblik på organisatorisk læring for Aalborg Kommune som en organisation.
• At følge og evaluere brugen af konceptet for fratrædelsesinterviews af ledere.

Det betyder, at den enkelte konsulent også mailer opsamlingen til tovholderen af den strategiske følgegruppe. Samtlige opsamlinger indsamles således for at danne grundlag for et fælles strategisk analysemateriale. Tendenser i materialet videreformidles halvårsvis i 2010 til Direktørgruppen til evt. drøftelse og behandling, herunder eventuelt med henblik på at igangsætte supplerende indsatser i henhold til kommunens ledelsesudviklingsstrategi.

Fratrædelsesinterviewet er som nævnt fortroligt og det samme er opsamlingen herfra og skal behandles som sådan af de parter, der modtager opsamlingen.

Facts om lederrekruttering i Aalborg Kommune

Intentionen med lederrekrutteringsstrategien er at identificere, prioritere og tydeliggøre hvordan Aalborg Kommune vil arbejde med kommunens rekrutteringsmæssige ledelsesudfordring. Forventningerne er, at en samlet målrettet, systematisk rekrutteringsstrategi kan styrke kommunens lederkapacitet, samt medvirke til den videre ledelsesudvikling i Aalborg Kommune.

Formålet med lederrekrutteringsstrategien er:

• at styrke Aalborg Kommunes evne til at kunne tiltrække velkvalificerede ledere til kommunens ledelsesopgaver og lederstillinger
• at sikre et innovativt og udvidet ”før-, under- og efter-perspektiv” på lederrekrutteringen  

Rekrutteringsstrategien har stærke snitflader til de øvrige delstrategier i kommunens samlede ledelsesudviklingsstrategi. I tillæg hertil udgør de seks pejlemærker i kommunens fælles ledelsesgrundlag en stærk referenceramme for rekrutteringsstrategien, ligesom værdierne i den fælles personalepolitik markerer holdninger til, hvordan rekrutteringen skal finde sted i praksis. Endvidere inddrages perspektivet om kvinder i ledelse, jf. kommunens kønsligestillingspolitik.

Hent Strategien for lederrekruttering

Nærmere oplysninger fås hos HR-udviklingskonsulent Lone Thomsen Ørtoft, HR-enheden, 9931 1883, mail: lon-sbu@aalborg.dk